PowerPoint är ett utmärkt verktyg för att presentera resultaten från en undersökning på ett enkelt och strukturerat sätt. Ofta görs en dragning av resultaten av en analytiker som förklarar bildspelet muntligen sida för sida. Men så är inte alltid fallet, t.ex. när resultat från en medarbetarundersökning presenteras och varje chef får en unik rapport.
När PowerPoint-rapporten levereras direkt till mottagarna finns det några saker du måste tänka på för att din presentation ska bli riktigt bra. Du har säkert själv upplevt en och annan rörig eller obegriplig rapport som misslyckats med att fånga ditt intresse. Om läsaren inte hänger med i din rapport så spelar det ingen roll om innehållet är relevant eller inte.
Här är några tips på vad du kan tänka på när du gör din nästa rapport i PowerPoint.
1. Bestäm vilka frågor rapporten ska besvara
Innan du sätter ihop din rapport måste du bestämma vilka frågor som rapporten ska besvara. När du har koll på detta blir det mycket enklare att välja vilken information som ska vara med och vilken ordning du ska ha på dina bilder.
Exempel på övergripande frågor att besvara:
- Hur har vi utvecklats jämfört med föregående mätning?
- Hur bra är vi jämfört med andra?
- Vad är viktigast att vi förbättrar?
- Finns det specifika grupperingar som är extra nöjda/missnöjda?
Presentationen ska helt enkelt fungera som en ledstång som hjälper läsaren att komma fram till de svar eller slutsatser du vill förmedla.
2. Besvara en fråga i taget
Tänk på att du har ett kunskapsövertag och att dina läsare inte är lika insatta som du. Håll presentationen enkel, logisk och undvik att hoppa mellan ämnen. Om du pratar om för många saker på samma gång kommer dina läsare att tappa den röda tråden. Var därför metodisk och presentera en fråga/svar i taget.
3. Inte för mycket information/data per sida
Det kan vara frestande att trycka in så mycket information och siffror som möjligt på varje sida. Men att presentera för mycket information på en bild är ingen bra idé. Det blir svårt för mottagaren att fokusera och förstå vad som är bildens kärna. Det blir helt enkelt rörigt och svårt att förstå budskapet.
Dela upp informationen och använd i stället flera sidor. Det ger rapporten bättre flyt och gör det enklare för läsarna att hänga med. Om varje sida går snabbt att förstå är det inte ett problem att rapporten har många sidor.
4. Enkel och pedagogisk visualisering
En bild säger mer än tusen ord. Använd diagramtyper som folk är vana vid, alltså framför allt stapel- och linjediagram. Grundläggande kunskap om visualisering kommer väl till pass för att hjälpa dig välja rätt graf till respektive frågeställning. Här finns en bra sammanställning över vanliga graftyper och tips kring i vilka sammanhang de används: https://www.storytellingwithdata.com/chart-guide
Det viktiga är att diagrammet hjälper till att besvara frågan du försöker hjälpa läsaren att förstå svaret på.
5. Avsluta med appendix och komplettera med korstabeller
Avsluta rapporten med ett appendix med grafer som redovisar enkätens alla frågor. Det här avsnittet är för de läsare som verkligen vill grotta ner sig i detaljerna. Här är det okej att använda mer data på sidorna. Det brukar också vara bra att utöver PowerPoint-rapportens appendix komplettera med korstabeller i Excel.
Vill du ha fler råd om hur du på bästa sätt presenterar resultaten av din undersökning i PowerPoint? Då är du välkommen att kontakta oss på Research Automators!